La congiuntura economica che da anni sta mettendo a dura prova i bilanci  aziendali, ha portato le aziende a redigere piani finalizzati ad una maggior ottimizzazione e ad una riduzione dei costi nell’ambito dei processi documentali. La gestione dei documenti, all’interno delle aziende, ma non solo, ha una importanza rilevante sotto diversi punti di vista: il primo è la tutela ambientale;   ogni anno, negli uffici italiani, si stampano 240 miliardi di pagine, di cui il 20% sono stampate per errore; basterebbe eliminare questi errori con degli appositi software e avremmo ottenuto un bel risparmio di piante tagliate! Il secondo punto che merita un particolare focus da parte dei Sistemi Informativi, è quello legato alla protezione dei documenti e delle informazioni. Infine una gestione adeguata dei flussi documentali, permette alle aziende di ottenere un processo decisionale all’altezza delle sfide del nuovo millennio. Focalizzarsi sui flussi documentali significa agire sui costi nascosti  che gravano sul bilancio aziendale, come ad esempio:

  • ogni documento viene duplicato dalle 9 alle 11 volte, generando un costo aggiuntivo;
  • un documento su 20 viene perduto;
  • il 3% dei documenti non è correttamente archiviato, generando così un costo supplementare di recupero.

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Le soluzioni che le aziende ASSO.IT mettono sul mercato per la gestione dei documenti, affrontano il problema in modo olistico: lungo tutto il ciclo di vita del documento che va dall’acquisizione, alla distribuzione e archiviazione. Queste offerte, se ben condivise e applicate con lungimiranza, permettono di ottenere  quattro obiettivi:

  1. ottimizzazione;
  2. 2. riduzione dei costi;
  3. miglioramento dei flussi di lavoro;
  4. riduzione dell’impatto ambientale.

Per ottenere queste obiettivi, gli investimenti in nuova tecnologia da sola non basta: è fondamentale che le persone all’interno dell’azienda modifichino il proprio approccio e le proprie abitudini. Infatti le cause di una non corretta gestione dei flussi documentali sono da attribuire da una parte, ai dipendenti i quali sono causa di documenti stampati e abbandonati, ristampa di documenti perduti, uso eccessivo del colore; dall’altra all’azienda, la quale non investe in nuovi dispositivi multifunzione, mancanza di controllo sul loro utilizzo e assenza di centri di costo. Alla luce di quanto detto, è oramai non più procrastinabile una  nuova visione del processo documentale che veda al proprio centro sia l’utilizzatore che il fornitore alleati per dar vita ad un nuovo paradigma del flusso documentale.

stefano staderoli

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